Wymogi EUDR nakładają obowiązki na podmioty i podmioty handlowe.

„Podmiot” oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną, która w ramach działalności handlowej wprowadza odnośne produkty do obrotu lub je wywozi, a „podmiot handlowy” oznacza każdą osobę w łańcuchu dostaw inną niż podmiot, która w ramach działalności handlowej udostępnia odnośne produkty na rynku.

Obowiązki podmiotów:

1. Zanim produkt zostanie wprowadzony do sprzedaży lub wywieziony, podmiot musi udowodnić, że produkt spełnia wymogi.
2. Podmioty nie mogą wprowadzić produktów na rynek ani ich wyeksportować, dopóki nie prześlą do właściwych organów oświadczenia o należytej staranności za pośrednictwem systemu informacyjnego.
3. Przekazując właściwym organom oświadczenie o należytej staranności, podmiot bierze na siebie odpowiedzialność za zgodność produktu z wymogami. Takie oświadczenia należy przechowywać przez pięć lat od dnia ich złożenia w systemie informacyjnym.
4. Nie wolno wprowadzać produktów do obrotu ani ich wywozić, jeśli wystąpi przynajmniej jedna z poniższych sytuacji:

a) produkty nie spełniają wymogów;

b) podczas procedury należytej staranności stwierdzono znaczne ryzyko ich niezgodności z wymogami;

c) podmiot nie zrealizował obowiązków.

• Jeśli podmiot dowie się, że wprowadzony przez nią produkt może nie spełniać wymogów rozporządzenia, musi od razu powiadomić właściwe organy państwa członkowskiego UE, gdzie produkt trafił do sprzedaży, oraz podmioty handlowe, czyli swoich odbiorców (np. hurtownie, sklepy).

Przy eksporcie informuje się właściwy organ w kraju, w którym produkt został wyprodukowany.

• Przy kontrolach urzędnicy muszą mieć dostęp do zakładu, dokumentów i zapisów.
• Kolejnym podmiotom i podmiotom handlowym znajdującym się na dalszych etapach łańcucha dostaw należy przekazywać wszystkie informacje potwierdzające zachowanie należnej staranności (w tym numery referencyjne oświadczeń).
• Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) nie muszą powtarzać pełnej procedury należytej staranności dla części produktu, które już wcześniej sprawdzono i dla których złożono oświadczenie. Wystarczy, że na żądanie właściwego organu przekażą numer tego istniejącego oświadczenia. Jeśli zaś w produkcie są elementy, które nie były wcześniej kontrolowane, MŚP przeprowadzają pełną procedurę należytej staranności dla tych części odnośnego produktu.
• Duże firmy (niebędące MŚP) mogą korzystać z już złożonych wcześniej oświadczeń o należytej staranności, ale pod warunkiem, że najpierw sprawdzą, czy te oświadczenia rzeczywiście obejmują wszystkie części czy składniki produktu, które chcą teraz wprowadzić do obrotu oraz przy składaniu oświadczenia podadzą numery referencyjne wcześniej złożonych dokumentów. Jeśli w produkcie są elementy, które nie zostały wcześniej przejrzane, muszą przeprowadzić pełną procedurę należytej staranności od podstaw.
• Jeżeli firma przed wprowadzeniem produktu na rynek lub jego eksportem powołuje się na wcześniej złożone oświadczenie o należytej staranności, to mimo to nadal odpowiada za to, że produkt spełnia wymogi.

Obowiązki podmiotów handlowych:

1. Podmioty handlowe niebędące MŚP podlegają obowiązkom i przepisom określonym w art. 3, 4 i 6, art. 8–13, art. 16 ust. 8 – 11 oraz art. 18.
2. Podmioty handlowe będące MŚP udostępniają na rynku odnośne produkty wyłącznie wówczas, gdy mają informacje wymagane na podstawie ust. 3.
3. Podmioty handlowe będące MŚP gromadzą i przechowują informacje dotyczące odnośnych produktów, które zamierzają udostępniać na rynku:

a) nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub zarejestrowany znak towarowy, adres pocztowy, adres e-mail i, jeżeli jest dostępny, adres strony internetowej podmiotów lub podmiotów handlowych, które dostarczyły im odnośne produkty, jak również numery referencyjne oświadczeń o należytej staranności dotyczących tych produktów;

b) nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub zarejestrowany znak towarowy, adres pocztowy, adres e-mail i, jeżeli jest dostępny, adres strony internetowej podmiotów lub podmiotów handlowych, którym dostarczyły one odnośne produkty.

• Podmioty handlowe będące MŚP przechowują informacje przez co najmniej pięć lat od daty udostępnienia na rynku i przekazują te informacje właściwym organom na ich żądanie.
• Podmioty handlowe będące MŚP, które otrzymają nowe informacje lub zastrzeżenia sugerujące ryzyko niezgodności ich produktu z przepisami, muszą natychmiast powiadomić właściwe organy w krajach, gdzie produkt został udostępniony oraz wszystkie podmioty handlowe, którym ten produkt dostarczyły.
• Każdy podmiot handlowy, bez względu na to, czy jest MŚP, czy nie, zobowiązany jest w pełni współpracować z organami kontrolnymi, udostępniając im dostęp do swoich obiektów, dokumentów i zapisów.